能源行業(yè)企業(yè)，如何構(gòu)建科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)？
能源公司在檔案管理上，目前存在的痛點(diǎn)：
1）重工程建設(shè)，輕檔案管理
在能源行業(yè)中，直接產(chǎn)生效益的，往往是項(xiàng)目工程部門。因此，為使工程項(xiàng)目盡快發(fā)揮效益，建設(shè)方和參建單位在工程建設(shè)過(guò)程中，往往更多關(guān)注工程建設(shè)，而忽視檔案資料的作用。檔案管理意識(shí)淡薄，未將工程檔案管理納入日常建設(shè)管理中，特別是在施工階段面臨工期緊施工任務(wù)重等情況下，只注重工程進(jìn)度，忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作，造成工程檔案管理與工程建設(shè)不能同步進(jìn)行。
2）檔案歸檔不及時(shí)
包括能源行業(yè)在內(nèi)的所有檔案、文件的管理工作，都是一個(gè)長(zhǎng)期且持續(xù)的過(guò)程。能源建設(shè)參建單位多工期長(zhǎng)、人員流動(dòng)大、建設(shè)過(guò)程中形成的資料得不到及時(shí)收集和妥善保管，以至于檔案資料不能按規(guī)定及時(shí)移交和定期整理歸檔。常常需要等到工程項(xiàng)目完工后，才在辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)時(shí)再來(lái)組織大量的人力、物力，補(bǔ)充檔案資料，檔家資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性難以控制。
3）檔案資料整理不規(guī)范
要解決能源公司重工程建設(shè)、輕檔案管理，檔案管理不及時(shí)、檔案整理不規(guī)范等問(wèn)題。您可以從提高檔案管理意識(shí)和打造好的檔案管理系統(tǒng)兩個(gè)方面入手。
1）加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化員工檔案管理意識(shí)
在能源公司的業(yè)務(wù)推進(jìn)中，不僅要重視工程質(zhì)量、工程進(jìn)度、工程安全，同時(shí)也要對(duì)檔案工作加強(qiáng)重視，做到檔案與工程同步，保證檔案的準(zhǔn)確性、齊全性和完整性。要做好檔案管理工作，首先需要提高檔案管理意識(shí)，比如可要求建設(shè)單位及參建單位配備專業(yè)的檔來(lái)人員，并定期進(jìn)行輔導(dǎo)和培訓(xùn)。同時(shí)，還需要建立有效的檔案管理責(zé)任制度，明確建設(shè)單位與參建單位領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，增強(qiáng)檔案意識(shí)與支持力度。
2）建立高效的檔案管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案規(guī)范化管理
要做到能源檔案的信息化管理，需要借助專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)。一款優(yōu)秀的檔案管理應(yīng)用，能夠在很大的層面上解決檔案管理、滯后、不合規(guī)、低效的問(wèn)題。拿紹林科技旗下會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，我們就實(shí)現(xiàn)了檔案從收集、掃描、錄入、整理、歸檔入庫(kù)、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒賞的全過(guò)程的管理。
此外，針對(duì)能源行業(yè)文件、檔案資料規(guī)范化要求，紹林科技同步提供規(guī)范新能源板塊檔案記錄所用到的表格表式及填寫標(biāo)準(zhǔn)，讓所有的項(xiàng)目能做到統(tǒng)一，以便于管理，大大提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
結(jié)語(yǔ)：能源檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，既要提高檔案工作者的思想意識(shí)和能力素質(zhì)，也要同步構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)輔助管理，只有兩者同步并進(jìn)、協(xié)調(diào)配合，才能切實(shí)將檔案管理融合進(jìn)日常的業(yè)務(wù)體系中，使之成為推動(dòng)業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)的知識(shí)資源。
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