會博通文檔管理解決方案：文檔全生命周期管理，激活企業(yè)智力資源
2022/8/11 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
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企業(yè)有多少種文檔？如果按照部門進(jìn)行分類，有行政管理文檔、人力資源管理文檔、銷售類文檔、市場類文檔、研發(fā)類文檔、采購類文檔、財務(wù)類文檔等。每一類文檔還可以往下細(xì)分，比如人力資源類文檔，又可分為合同、社保、員工檔案、考勤、獎勵等。
光是一個部門的文檔整理起來就夠麻煩的，如何將整個公司的文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理？會博通文檔管理系統(tǒng)，基于知識管理理念，針對企業(yè)文檔管理需求，通過上傳下載、預(yù)覽編輯、流程審批等全生命周期的文檔管理應(yīng)用，激活企業(yè)智力資源。
01所有的文檔，都可以歸集嗎？
文檔存儲空間不設(shè)限。文檔存儲在公司內(nèi)部服務(wù)器上，存儲空間即為服務(wù)器可用空間。企業(yè)可以根據(jù)需求自由購置服務(wù)器，使之滿足企業(yè)文檔存儲的需求。為合理利用存儲空間，會博通為用戶提供了空間分配功能。系統(tǒng)管理員可通過后臺，直接賦予不同崗位不同人員一定的存儲空間，也可對存儲空間不設(shè)限。
支持二十多種格式文件。要做到檔案的全面收錄，需要企業(yè)檔案管理軟件支持多格式的文件收錄，會博通結(jié)合當(dāng)下企業(yè)發(fā)展情況，打通了軟件與公文、法律法規(guī)、合同、客戶資料、報表、圖片、視頻、發(fā)票憑證等在企業(yè)資料的兼容性。dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等二十多種格式文件均可上傳到會博通系統(tǒng)并支持無插件預(yù)覽。
多系統(tǒng)一鍵歸集文檔。會博通打通了與市面上主流軟件接口，可一鍵歸集在第三方系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的文件。目前會博通已打通的系統(tǒng)接口包括泛微、致遠(yuǎn)、藍(lán)凌在內(nèi)的OA系統(tǒng)，SAP、金蝶、用友在內(nèi)的ERP系統(tǒng)，稅務(wù)、銀行、淘寶、京東等與財務(wù)相關(guān)的系統(tǒng)。
02歸集好的檔案，如何利用？
依權(quán)限使用文檔。不同部門、不同人員有不同的文檔使用需求。比如僅限人力資源部，調(diào)用員工的合同、社保等文件；僅限研發(fā)人員調(diào)用產(chǎn)品立項說明書、預(yù)言項目階段性成果匯報、核心技術(shù)文件等；僅限財務(wù)部門調(diào)用財務(wù)年報。會博通為用戶設(shè)置了細(xì)?；臋?quán)限管理功能。系統(tǒng)管理員可對組織架構(gòu)中具體的部門、小組或具體用戶進(jìn)行權(quán)限設(shè)定，也可直接對具體的文檔進(jìn)行訪問權(quán)限設(shè)定。
文檔流程化審批。若我們需要使用某分文檔，但是沒有使用權(quán)限怎么辦？會博通提供了流程審批功能，直接套用文檔借用審批模板，在流程上添加需要審批的各位領(lǐng)導(dǎo)、同事，就可以快速地完成文檔借閱。會博通流程化審批功能，在設(shè)計之初是為文檔借閱服務(wù)的，發(fā)展至今，各項功能、界面不斷晚上，已經(jīng)成為自動化辦公利器，請假申請、工作確認(rèn)單等等所有與流程有關(guān)的內(nèi)容，都可以在系統(tǒng)上快速執(zhí)行。
規(guī)范化的文檔管理框架。在現(xiàn)實世界當(dāng)中，每一個部門都會有一個文件夾用來收集文件。在虛擬線上，我們同樣也為用戶提供了這樣的“文件架”。在文檔管理系統(tǒng)當(dāng)中，會博通通過科學(xué)、規(guī)范化地文檔管理架構(gòu)來解決這個問題。文檔管理架構(gòu)如同金字塔型結(jié)構(gòu)，可以無限向下細(xì)分，直至囊括公司全部文檔資料。
快速搜查檔案。會博通文檔管理系統(tǒng)提供了文檔的快速搜索平臺，不管文件種類有多少、文件類型有多復(fù)雜，用戶輸入關(guān)鍵詞，點擊搜索，就可以快速獲取所需文檔。電子文檔操作方式類似谷歌、百度等搜索引擎，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案搜查方式，更簡便、更高效。
03文檔常用常新，推動企業(yè)不斷進(jìn)步成長
問渠那得清如許，唯有源頭活水來，這對于文檔管理也是一樣的。所有的文檔要適應(yīng)當(dāng)下的發(fā)展，就要進(jìn)行迭代更新，用新思想替代舊思想，用新技術(shù)提到舊技術(shù)，用新戰(zhàn)略替代舊戰(zhàn)略。
相類似的內(nèi)容迭代，在企業(yè)文化建設(shè)中會比較常用。比如在對公司新的發(fā)展戰(zhàn)略，產(chǎn)品應(yīng)用，發(fā)展成果做更新迭代，為了避免公司內(nèi)部人員錯下載，及時更新新的企業(yè)宣傳冊，就可以利用會博通文檔管理系統(tǒng)在每年年初設(shè)置宣傳冊制作提醒，制作完成后隨機(jī)刪除舊有的宣傳冊。
看一個企業(yè)有沒有成長，比較關(guān)鍵的一點，就是看它有沒有新的東西產(chǎn)出。會博通文檔管理系統(tǒng)為用戶提供了依時間、依類型、依密集程度等不同面向的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能。
知識社會，最經(jīng)不起浪費的就是知識的潛力，借助會博通文檔管理系統(tǒng)，各企業(yè)當(dāng)中的顯性知識、硬性知識都得到了很好的積累。全方位歸集企業(yè)文檔、高效便捷利用文檔、推動企業(yè)文檔更新迭代，會博通以讓文檔為組織創(chuàng)造價值為使命，持續(xù)賦能企業(yè)成長。
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