企業(yè)每天都形成著各種各樣的文件資料，文件整理好歸檔后，該依照什么方式排列到檔案柜或檔案架上，既規(guī)范、又易于查找？

今天來分享歸檔文件的排列上架方法，讓檔案排列整齊有序，檔案查找快速準(zhǔn)確，再也不用“翻箱倒柜”！

1、排列方法

《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）提出，“歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列”，明確了“按時間結(jié)合事由”的排列原則。

（1）“按時間結(jié)合事由”排列，可以理解為三步：將同一事由的相關(guān)文件集中；將同一事由內(nèi)的文件按時間先后排列（一般按文件形成時間）；不同事由的文件按時間先后排列（可按需按文件形成時間，或按事由辦結(jié)時間）

（2）這里的“最低一級類目”，會因檔案分類方法的不同而有所差異。比如，如某小型企業(yè)采用了“年度—保管期限”的兩級分類，那么“保管期限”就是最低一級類目，即在此類目下排列。

（3）這里的“事由”，可以是一件具體的事、一個具體的問題，或一段聯(lián)系緊密的工作過程等。應(yīng)盡可能將關(guān)系密切的、參照性強（比如同一次會議、同一項活動中形成的）的文件材料排列在一起。

（4）此外，成套性文件，比如會議文件、統(tǒng)計報表、刊物等，可以集中排列。這里指的是文件聯(lián)系比較松散、但事由間聯(lián)系比較密切的情況，比如像訴訟案件的文件，在形成時間上可能跨度很大，但很需要系統(tǒng)性、成套性地查用與參照，集中排列更便于利用。

（5）總的來說，檔案排列要方便成員按問題、依時間來查找和利用檔案。

2、排架方法

歸檔文件整理完畢裝盒后，就可以上架排列了。上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)保持穩(wěn)定一致，可以預(yù)留增量檔案的存放空間，應(yīng)避免頻繁倒架。

（1）兩級分類法排架：如檔案采用兩級分類，如“年度—保管期限”，那么排架方式也應(yīng)對應(yīng)按照“年度—保管期限”兩級排列。

以“年度-保管期限”分類為例：首先按年度先后排序，同年度內(nèi)再按永久、30年、10年的保管期限先后排列；同一保管期限內(nèi)，按件號從小到大排列。

（2）三級分類法排架：三級分類法形式較多，需要根據(jù)實際情況來采用。

如按“年度—機構(gòu)（問題）—保管期限”分類，排架時，每年形成的檔案按機構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實體管理。

如按“年度—保管期限—機構(gòu)（問題）”分類，排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。

3、在檔案系統(tǒng)中同步管理

檔案排列上架后，如何查位置是一大難題：如何快速查出某件檔案的放在哪個檔案柜，如何直觀查看某盒檔案在哪個檔案架上、位于檔案室哪個位置，方便準(zhǔn)確定位？

這類難題，用會博通檔案管理系統(tǒng)，就能迎刃而解。會博通不僅支持實體與電子檔案的同步管理、聯(lián)動互查，也可用于實體檔案的對應(yīng)管理，靈活適配不同管理需求。

系統(tǒng)提供了檔案庫房功能，可將虛擬庫房與實際庫房一一對應(yīng)。檔案存放在哪一區(qū)、哪一柜、哪一格，無需進檔案庫房就能直觀定位，方便快速找到實體檔案。

如果對應(yīng)的電子文件已上傳，有權(quán)限用戶還可直接“打開”檔案盒或案卷，查閱電子文件。同時，系統(tǒng)還支持環(huán)境監(jiān)測、巡檢記錄、統(tǒng)計、盤點等，滿足實體檔案管理的多種場景需求。

此外，可以通過檔案屬性功能來錄入存放地點；亦可將檔案對應(yīng)的二維碼或條形碼粘貼于實體檔案上，將實體與電子檔案對應(yīng)關(guān)聯(lián)，一掃即可快速獲取檔案信息。

會博通系統(tǒng)中的功能豐富，覆蓋檔案收、管、存、用全流程。通過同步管理，不僅可以便利檔案查找與利用，還有利于提高檔案管理的效率和安全性。

以上就是本次分享的內(nèi)容，下期繼續(xù)再見！

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