人事檔案管理工作如何做？從概念到方法論的全面解析
2022/9/26 0:00:00 來源：行業(yè)動(dòng)態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 658
人事檔案管理工作如何做？這個(gè)問題我們問過不少?gòu)氖聶n案管理的朋友，大家也許知道，但很少有人能比較全面的描述出來，所以本期內(nèi)容，筆者跟大家一起探尋人事檔案的有趣知識(shí)世界。
01什么是人事檔案
對(duì)于人事檔案是什么這個(gè)問題，筆者翻到由劉祎編撰的《檔案管理》中這樣描述：人事檔案是在組織人事管理活動(dòng)中形成的，經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映個(gè)人經(jīng)歷以及德勤績(jī)廉的、以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、音像等形成的檔案。
簡(jiǎn)單來說，人事檔案就是記錄和反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉等綜合情況的，經(jīng)組織認(rèn)可歸檔保存的檔案。
02人事檔案有什么用
人事檔案具備兩個(gè)檔案最基本的特征：原始記錄性、社會(huì)服務(wù)性，因此有著其它文化形式不可替代的作用。從內(nèi)容承載上講，人事檔案忠實(shí)記錄了員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、廉政勤政等內(nèi)容，對(duì)于全面考察和正確選拔使用人才，有重要的作用。
03人事檔案管理的基本原則
1）按照干部人事管理范圍、集中管理、分級(jí)負(fù)責(zé)管理干部檔案。
2）維護(hù)人事檔案的完整與安全。在完整上，要求對(duì)所管干部員工做好日常檔案材料的收集與補(bǔ)充工作，不斷充實(shí)檔案內(nèi)容；在安全上，要求做好檔案“八防”工作，建立保密制度。
3）積極為人事工作服務(wù)。人事檔案管理工作的內(nèi)容，貫穿管理工作的全過程，能否為人事工作提供有效服務(wù)，是檢驗(yàn)人事檔案管理工作好壞的主要標(biāo)準(zhǔn)。
4）要建立健全查閱制度，按照干部管理權(quán)限，明確可以查閱檔案的單位、人員范圍，規(guī)定可以查閱檔案的事由，對(duì)查檔人員身份、級(jí)別等做出相應(yīng)的限制。
5）規(guī)范程序。要對(duì)查檔需求進(jìn)行審查，確保符合規(guī)定、手續(xù)完備、并按照程序報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后提供相應(yīng)的查借閱服務(wù)。
6）方便利用，正確把握干部人事檔案保密與開放之間的關(guān)系，區(qū)別不同情況，滿足利用需求。
7）檔案轉(zhuǎn)出要把握信息準(zhǔn)確，材料齊全、手續(xù)萬別、整理規(guī)范的要求，對(duì)需轉(zhuǎn)出的檔案嚴(yán)格審核，不符合要求的檔案認(rèn)真進(jìn)行整改。
8）歸檔材料必須是屬于統(tǒng)一立卷對(duì)象，必須是《收集歸檔規(guī)定》范圍內(nèi)的材料；必須是辦理完畢的正式材料；歸檔材料手續(xù)要完備；干部人事檔案的載體和記錄材料符合檔案保護(hù)要求。
04人事檔案內(nèi)容有哪些
《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號(hào)）為我們指出，人事檔案主要由十大類材料構(gòu)成，內(nèi)容及分類如下：
1）履歷材料。
2）自傳材料，報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。
3）考察、考核、鑒定材料，審計(jì)材料。
4）學(xué)歷學(xué)位材料，職業(yè)（任職）資格和評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料，反映科研學(xué)術(shù)水平的材料，培訓(xùn)材料。
5）政審材料，更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國(guó)際、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。
6）黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。
7）表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。
8）涉法違紀(jì)材料。
9）工資、待遇材料，出國(guó)（境）材料，黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，民族黨派代表會(huì)議形成的材料。
10）健康檢查和處理工商事故材料，治喪材料，干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料，其他材料。
會(huì)博通人事檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位提供涵蓋人事檔案全生命周期管理的解決方案，全方位提升人事檔案管理的辦公效率，降低經(jīng)營(yíng)成本。
在會(huì)博通過往案例中，一位工作8年，管理15萬份人事檔案的HR，通過會(huì)博通合作，推進(jìn)公司建設(shè)了綜合人事檔案管理平臺(tái)，每一個(gè)員工在入職的時(shí)候，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)建立起該員工的動(dòng)態(tài)人事檔案，標(biāo)準(zhǔn)化需要錄入的信息和需要上傳的文件等。
通過紙質(zhì)資料和數(shù)字人事檔案一體化管理，對(duì)人事檔案分類，信息，檔案借閱實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，員工信息的錄入、篩選和更新快速、準(zhǔn)確，每一次查閱都有據(jù)可循，有效防止人事信息泄露，檔案缺漏項(xiàng)還能智能提醒，極大提高了工作能效。各項(xiàng)流程的審批節(jié)點(diǎn)清晰并且能夠通過多種形式對(duì)審批人進(jìn)行待辦事項(xiàng)提醒，防止工作上的遺漏。
如何做好人事檔案管理，希望這篇干貨文章能夠幫到你，也希望會(huì)博通人事檔案管理系統(tǒng)，能幫助您將嚴(yán)謹(jǐn)、繁重的檔案工作，轉(zhuǎn)變?yōu)橐粓?chǎng)輕松、愉悅的工作體驗(yàn)。
01什么是人事檔案
對(duì)于人事檔案是什么這個(gè)問題，筆者翻到由劉祎編撰的《檔案管理》中這樣描述：人事檔案是在組織人事管理活動(dòng)中形成的，經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映個(gè)人經(jīng)歷以及德勤績(jī)廉的、以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、音像等形成的檔案。
簡(jiǎn)單來說，人事檔案就是記錄和反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉等綜合情況的，經(jīng)組織認(rèn)可歸檔保存的檔案。
02人事檔案有什么用
人事檔案具備兩個(gè)檔案最基本的特征：原始記錄性、社會(huì)服務(wù)性，因此有著其它文化形式不可替代的作用。從內(nèi)容承載上講，人事檔案忠實(shí)記錄了員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、廉政勤政等內(nèi)容，對(duì)于全面考察和正確選拔使用人才，有重要的作用。
03人事檔案管理的基本原則
1）按照干部人事管理范圍、集中管理、分級(jí)負(fù)責(zé)管理干部檔案。
2）維護(hù)人事檔案的完整與安全。在完整上，要求對(duì)所管干部員工做好日常檔案材料的收集與補(bǔ)充工作，不斷充實(shí)檔案內(nèi)容；在安全上，要求做好檔案“八防”工作，建立保密制度。
3）積極為人事工作服務(wù)。人事檔案管理工作的內(nèi)容，貫穿管理工作的全過程，能否為人事工作提供有效服務(wù)，是檢驗(yàn)人事檔案管理工作好壞的主要標(biāo)準(zhǔn)。
4）要建立健全查閱制度，按照干部管理權(quán)限，明確可以查閱檔案的單位、人員范圍，規(guī)定可以查閱檔案的事由，對(duì)查檔人員身份、級(jí)別等做出相應(yīng)的限制。
5）規(guī)范程序。要對(duì)查檔需求進(jìn)行審查，確保符合規(guī)定、手續(xù)完備、并按照程序報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后提供相應(yīng)的查借閱服務(wù)。
6）方便利用，正確把握干部人事檔案保密與開放之間的關(guān)系，區(qū)別不同情況，滿足利用需求。
7）檔案轉(zhuǎn)出要把握信息準(zhǔn)確，材料齊全、手續(xù)萬別、整理規(guī)范的要求，對(duì)需轉(zhuǎn)出的檔案嚴(yán)格審核，不符合要求的檔案認(rèn)真進(jìn)行整改。
8）歸檔材料必須是屬于統(tǒng)一立卷對(duì)象，必須是《收集歸檔規(guī)定》范圍內(nèi)的材料；必須是辦理完畢的正式材料；歸檔材料手續(xù)要完備；干部人事檔案的載體和記錄材料符合檔案保護(hù)要求。
04人事檔案內(nèi)容有哪些
《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號(hào)）為我們指出，人事檔案主要由十大類材料構(gòu)成，內(nèi)容及分類如下：
1）履歷材料。
2）自傳材料，報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。
3）考察、考核、鑒定材料，審計(jì)材料。
4）學(xué)歷學(xué)位材料，職業(yè)（任職）資格和評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料，反映科研學(xué)術(shù)水平的材料，培訓(xùn)材料。
5）政審材料，更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國(guó)際、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。
6）黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。
7）表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。
8）涉法違紀(jì)材料。
9）工資、待遇材料，出國(guó)（境）材料，黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，民族黨派代表會(huì)議形成的材料。
10）健康檢查和處理工商事故材料，治喪材料，干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料，其他材料。
了解了這么多的人事檔案管理干貨知識(shí)，筆者詳細(xì)大家對(duì)于如何做好人事檔案管理又多了一些心得和新知。作為一個(gè)負(fù)責(zé)任的筆者，除了干貨之外，還為大家?guī)砹藭?huì)博通檔案人事檔案管理應(yīng)用場(chǎng)景而開發(fā)的人事檔案管理系統(tǒng)。
會(huì)博通人事檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位提供涵蓋人事檔案全生命周期管理的解決方案，全方位提升人事檔案管理的辦公效率，降低經(jīng)營(yíng)成本。
在會(huì)博通過往案例中，一位工作8年，管理15萬份人事檔案的HR，通過會(huì)博通合作，推進(jìn)公司建設(shè)了綜合人事檔案管理平臺(tái)，每一個(gè)員工在入職的時(shí)候，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)建立起該員工的動(dòng)態(tài)人事檔案，標(biāo)準(zhǔn)化需要錄入的信息和需要上傳的文件等。
通過紙質(zhì)資料和數(shù)字人事檔案一體化管理，對(duì)人事檔案分類，信息，檔案借閱實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，員工信息的錄入、篩選和更新快速、準(zhǔn)確，每一次查閱都有據(jù)可循，有效防止人事信息泄露，檔案缺漏項(xiàng)還能智能提醒，極大提高了工作能效。各項(xiàng)流程的審批節(jié)點(diǎn)清晰并且能夠通過多種形式對(duì)審批人進(jìn)行待辦事項(xiàng)提醒，防止工作上的遺漏。
如何做好人事檔案管理，希望這篇干貨文章能夠幫到你，也希望會(huì)博通人事檔案管理系統(tǒng)，能幫助您將嚴(yán)謹(jǐn)、繁重的檔案工作，轉(zhuǎn)變?yōu)橐粓?chǎng)輕松、愉悅的工作體驗(yàn)。
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