房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)解決方案,實現(xiàn)地產(chǎn)檔案信息化管理,房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)行業(yè)的重要資料成果,具有非常重要的管理與利用價值,因此,也是很多地產(chǎn)企業(yè)都非常重視的工作部分。房地產(chǎn)檔案種類較多,會博通幫助大家盤點一下,就如:
1、房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案歸檔范圍:項目拓展階段、項目的立項、土地的商務(wù)、項目可研、場地的移交、拓展階段的報批報建。
2、項目定位階段:項目具體的策劃、項目的定位。
3、項目設(shè)計階段:設(shè)計的準(zhǔn)備、概念的設(shè)計、景觀的設(shè)計、初步的設(shè)計、規(guī)劃方案的設(shè)計、施工圖的設(shè)計、樣板層精裝修設(shè)計、設(shè)計階段報批報建、設(shè)計變更。
4、項目施工及竣工驗收:項目施工招標(biāo)采購、施工法定文件歸檔、施工的報批報建、竣工的報批報建等。
5、項目銷售階段:樣板房準(zhǔn)備、景觀示范區(qū)準(zhǔn)備、銷售準(zhǔn)備階段、物業(yè)前期管理、售樓處準(zhǔn)備、編制營銷方案、銷售過程、后期報批報建。
6、項目交付階段:房屋交付、各界投訴管理、樓修。
7、項目后評估:交房工作總結(jié)、項目總結(jié)報告、設(shè)計后評估、交房工作總結(jié)、項目總結(jié)報告。
8、房地產(chǎn)企業(yè)文書類檔案:公司各種規(guī)章制度、法務(wù)類文件、具體來文、公司合同、會議記錄、文件簽報單、人事任命、公司重大活動文件、以公司名義對內(nèi)行文、以公司名義對外行文以及相應(yīng)的回復(fù)。
9、房地產(chǎn)企業(yè)聲像類檔案:電臺音頻文件、照片、圖片、電視視頻文件。
10、房地產(chǎn)企業(yè)會計類檔案:財務(wù)賬簿、財務(wù)憑證、財務(wù)報表、其他各種財務(wù)文件。
一、房地產(chǎn)檔案管理信息化的現(xiàn)實意義
1、推動房地產(chǎn)行業(yè)健康發(fā)展。
2、提高房地產(chǎn)檔案的安全性。
3、為房地產(chǎn)決策的制定提供依據(jù)。
二、使用房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的基本原則
1、規(guī)范性原則:規(guī)范性房地產(chǎn)檔案管理是每個房地產(chǎn)企業(yè)必須遵循的原創(chuàng),只有按照標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的管理檔案方式,才能為后期檔案資源的整合與共享奠定堅實的基礎(chǔ)。
2、便捷性原則:檔案管理的意義就是實現(xiàn)檔案服務(wù)工作的便捷性,滿足時代發(fā)展需求,才能幫助企業(yè)更好的發(fā)展,因此,眾多企業(yè)都開始要求檔案管理部門需要不斷提高檔案管理系統(tǒng)的功能性與運行計算能力,從而提升用檔時的便捷、精準(zhǔn)、高效的檔案服務(wù)。
3、系統(tǒng)性。檔案的形成是一個系統(tǒng)過程,參與部門與相關(guān)成員較多,針對分散的檔案資料及時收集和整理是一個不小的挑戰(zhàn),所以需要高度重視檔案管理的系統(tǒng)性原則,對相關(guān)信息數(shù)據(jù)進行有效采集和整理,并將其集中統(tǒng)一匯入檔案管理系統(tǒng)中,并且系統(tǒng)性分類歸檔,從而形成更加全面與客觀的檔案資料數(shù)據(jù)庫。
4、安全性。主要基于互聯(lián)網(wǎng)開放性的原因,那么就會伴隨著網(wǎng)絡(luò)安全問題,為確保房地產(chǎn)檔案資料不受外界影響和破壞,有效防范網(wǎng)絡(luò)攻擊,是房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。通過科學(xué)完善的安全管理制度體系,即可大大降低房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)風(fēng)險。
會博通房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)解決方案,實現(xiàn)地產(chǎn)檔案信息化管理
1、檔案采集、移交、接收、歸檔全面標(biāo)準(zhǔn)化
各個部門與職員歸檔都遵循“誰形成,誰歸檔”,按照標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的規(guī)范性文件要求收集及整理檔案,通過會博通即可對各部門形成的檔案發(fā)起歸檔流程,向?qū)?yīng)的管理單位進行移交,然后進行全面性統(tǒng)一集中歸檔。
2、文件、檔案自定義管理
通過會博通“文件管理”模塊,用戶根據(jù)不同類型的文件性質(zhì),進行自定義新建文件管理分類,按對應(yīng)業(yè)務(wù)模塊的錄入規(guī)則錄入即可。方便后續(xù)的檔案檢索查詢,利用,發(fā)揮了檔案的效用。
3、房地產(chǎn)實體檔案與數(shù)字檔案同步管理
將房地產(chǎn)項目相關(guān)的所有過程文件、檔案成果文件移動到“檔案管理”模塊中,實現(xiàn)房地產(chǎn)數(shù)字檔案與實體檔案同步歸檔。
4、標(biāo)準(zhǔn)化借還流程,賦能業(yè)務(wù)
系統(tǒng)具備完善的借還流程,實現(xiàn)線上+線下,線上、線下的借還系統(tǒng),其中包括借還到期提醒,可以有效減少對重要檔案原件損壞,通過會博通可安全性的做好檔案、證照、文件等重要資料借還流程。
5、細(xì)?;瘷?quán)限設(shè)置,科學(xué)管控
根據(jù)用戶需求,房地產(chǎn)檔案管理員可以設(shè)置針對不同模塊、類目甚至信息的行為權(quán)限,實現(xiàn)科學(xué)管控,有效防止保密檔案泄露。
6、多重性的安全機制
房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)從底層確保房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)安全,存儲層采用文件切片加密存儲、預(yù)覽水印、強密碼、錯密鎖定、機器指紋、USBKey,數(shù)字證書等,外,支持自動全量數(shù)據(jù)備份,同時系統(tǒng)服務(wù)器支持私有內(nèi)網(wǎng)部署。
推薦閱讀:
會博通綜合檔案管理系統(tǒng):房地產(chǎn)綜合文檔如何管理?