作為大中型企業(yè)，其本部及下屬機構(gòu)所擁有的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、用工許可證等，數(shù)量成百上千，加上各種經(jīng)營資格、資質(zhì)證書以及與資質(zhì)有關(guān)的個人證件，與資產(chǎn)有關(guān)的房產(chǎn)證、車船執(zhí)照、注冊商標(biāo)證等，更是成千上萬，如何有效地管理好這些證照，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供及時高效的證照管理服務(wù)，是所有大中型企業(yè)面前的一項非常緊迫且重要的工作。

深耕行業(yè)30年，曾為華潤、新天等大型企業(yè)提供證照管理解決方案，擁有上萬客戶群的紹林科技、會博通軟件科技推出的證照管理軟件有以下功能和特點。

一、證照分類與管理授權(quán)

會博通證照管理軟件，根據(jù)企業(yè)證照的數(shù)量和管理需要，通過類型自定義功能，自主決定證照的分類，建議將企業(yè)證照分為經(jīng)營性執(zhí)照、資質(zhì)性證件、產(chǎn)權(quán)性證件和其他等類型，進行統(tǒng)一管理。如下圖。

也可根據(jù)企業(yè)的管理制度和職責(zé)劃分，通過權(quán)限管理功能將各類證照分別授權(quán)給相關(guān)部門和人員，比如，將經(jīng)營性證照授權(quán)給辦公室管理，將資質(zhì)性證件授權(quán)給技術(shù)部管理，將資產(chǎn)性證件授權(quán)給財務(wù)部管理等。

二、實時、動態(tài)化的管理企業(yè)證照

會博通證照管理軟件，實現(xiàn)證照管理的實時化，即在取得證照，或證照信息發(fā)生變化時，及時將證照或其變化信息錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，可實時體現(xiàn)整個公司的證照情況，管理人員隨時可查找或統(tǒng)計證照情況。

三、證照信息的數(shù)字化處理

會博通證照管理軟件，實現(xiàn)了證照信息的數(shù)字化，包括證照屬性信息的標(biāo)引和證照原件的掃描錄入。由于證照的種類繁多，每一種證照所要標(biāo)引的屬性都是不一樣的，會博通能滿足這一需求，可根據(jù)證照的不同特點，設(shè)定證照屬性模板，供證照登記時套用。

會博通還提供了擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的圖片管理器，專門用于證照的掃描以及掃描件的管理。

四、證照原件的陳列與地點標(biāo)注管理

不同性質(zhì)的證照，其陳列和保管方式也會不一樣，如營業(yè)執(zhí)照，需要懸掛在企業(yè)辦公場所的顯要位置，而房產(chǎn)證等資產(chǎn)性證件則可能是存放于保險柜中，會博通不但可用文字標(biāo)示存放位置，也容許以圖示化的方式體現(xiàn)存放地點。

五、證照辦理及相關(guān)文檔管理

證照辦理時，需要提供法規(guī)所規(guī)定的申請文件，會博通證照管理軟件，可對這些文件進行管理，內(nèi)嵌的流程管理功能，還可在需要時啟動辦理文件的內(nèi)部審批流程。

六、受權(quán)限管控的搜索平臺

會博通證照管理軟件系統(tǒng)提供了非常方便的證照查找（搜索）功能，只要輸入簡單的關(guān)鍵詞，即可依權(quán)限查找到自己所需要的證照，并且，可接受多關(guān)鍵詞條件，只要輸入一句中文句子，系統(tǒng)就會根據(jù)中文語義進行自動分詞處理。

系統(tǒng)也同時提供了更為復(fù)雜的組合條件查找功能，以及類自然語言查找功能，以滿足某些更為復(fù)雜的特定條件的查找。所有查找都可進行全文檢索。

搜索證照快速且準(zhǔn)確，避免了四處咨詢而不得的情況，有效提高了證照的使用效率。

七、物聯(lián)網(wǎng)賦能：物聯(lián)化技術(shù)，快速定位所需證照

根據(jù)證照借還、協(xié)作的需要，會博通證照管理軟件將條碼、電子標(biāo)簽等物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入證照管理。系統(tǒng)支持對每一條信息，包括檔案、文件、設(shè)備等，生成并綁定對應(yīng)的唯一標(biāo)識（條形碼或電子標(biāo)簽）。在需用到證照時，即可通過識別條形碼等，快速查閱到所需證照信息，方便了證照的定位與管理，利于提升檔案工作的現(xiàn)代化水平。

八、智能化的證照的辦理以及年檢、年審與換證管理

證照辦理時，需要提供法規(guī)所規(guī)定的申請文件，會博通平臺可對這些文件進行管理，內(nèi)嵌的流程管理功能，還可在需要時啟動辦理文件的內(nèi)部審批流程。

利用系統(tǒng)提供的提醒功能，可在下一次檢、審時間到來前，提醒管理者辦理檢審。

九、證照瑕疵的管理

進行瑕疵的登記與瑕疵注銷來進行瑕疵管理，客戶可隨時對證照的瑕疵狀況進行實時的登記、統(tǒng)計、分析和管理。

十、權(quán)限化線上、線下相互獨立與結(jié)合的借還體系

會博通證照管理平臺進一步規(guī)范了證照借閱使用時的制度和流程，集證照查詢、申請借用一體化，用戶可通過會博通，使用掃碼或關(guān)鍵字檢索方式定位檔案資料，對于沒有權(quán)限或需要借用原件/復(fù)印件時，可發(fā)起借用流程。

十一、證照查找、打印及防擴散處理

會博通證照管理軟件，可依輸入的關(guān)鍵詞，快速查找證照，亦可通過高級搜索功能，輸入復(fù)雜的搜索條件進行搜索。

查找到所需的證照后，點擊證照條目的標(biāo)題，即可顯示證照加水印的電子版，水印的樣式，由系統(tǒng)管理員通過系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定，一般包括單位名稱、操作者姓名和實時產(chǎn)生的日期時間等，即使是屏幕拷貝或照相，也很容易通過水印查找擴散源頭，打印時，還可添加二次水印，以限定打印件的用途。

通過以上的管理，幫助企業(yè)有序化、規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化管理證照，實現(xiàn)證照的安全、高效利用。