干貨！超實(shí)用性的企業(yè)檔案管理規(guī)定，包含哪幾個(gè)維度細(xì)則？
2022/8/23 0:00:00 來(lái)源：行業(yè)動(dòng)態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 725
為了做好企業(yè)檔案管理工作，每個(gè)公司都會(huì)針對(duì)自己的業(yè)務(wù)情況做了相應(yīng)的細(xì)則規(guī)定。這些細(xì)則是怎么樣的？如何全方位規(guī)范檔案管理工作？筆者拆解了數(shù)十份公司細(xì)則，為您總結(jié)了一些超實(shí)用的維度。
01企業(yè)檔案管理規(guī)定總則
任何的規(guī)定或政策，都需要有總則，檔案管理規(guī)定自然也不例外。在企業(yè)檔案管理總則中需要明確指出，制定本規(guī)定的原因、對(duì)企業(yè)檔案的范圍作出界定、對(duì)需要遵守本規(guī)范的人員作出界定、對(duì)于檔案管理的原則作出解釋。
一般而言，制定本規(guī)定的原因，可從維護(hù)公司合法利益的角度展開(kāi)；公司檔案指的是過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有辦存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄；公司及各部門(mén)、員工均有保護(hù)檔案的義務(wù)；檔案工作一般實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，網(wǎng)絡(luò)化的管理機(jī)制。
02明確檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
這部分可圍繞檔案工作的原則、結(jié)合公司實(shí)際情況分點(diǎn)展開(kāi)。比如：①檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負(fù)責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門(mén)、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作；②公司各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員）；③辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
03明確檔案的管理方式
此外，我們還需要對(duì)檔案管理的各個(gè)過(guò)程與公司各部門(mén)的檔案管理職責(zé)相匹配起來(lái)。
首先，在檔案移交上，屬于公司保管的檔案與屬于部門(mén)保管的檔案是不同的。對(duì)于屬于公司保管的檔案，需要要求公司及各下屬子公司的各部門(mén)的資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個(gè)月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有；對(duì)于屬于部門(mén)保管的檔案，可以這樣規(guī)定：在每季頭一個(gè)月十日前匯編成冊(cè)上報(bào)辦公室，各分級(jí)保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。
其次，我們還需要對(duì)檔案的監(jiān)督、銷(xiāo)毀、公司檔案的分類(lèi)及編號(hào)、借閱、分級(jí)查閱等進(jìn)行規(guī)定。比如在借閱方面，您可以這樣規(guī)定：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線(xiàn)等，更不能隨意亂放，以免遺失。
04明確檔案?jìng)浞葜贫?/strong>
在企業(yè)當(dāng)中，一般會(huì)要求公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須數(shù)字化備份。備份盤(pán)與源盤(pán)應(yīng)分開(kāi)存放，公司的備份盤(pán)應(yīng)在公司外保存等
05明確處罰條例
對(duì)于惡意損壞、泄露檔案的行為應(yīng)該予以處罰、若構(gòu)成犯罪應(yīng)依法追究形式責(zé)任。這些行為一般包括了以下5種：①毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀企業(yè)檔案；②擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案；③涂改、偽造檔案；④未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者；⑤未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者
以上就是制定公司檔案管理規(guī)定的幾個(gè)重要維度，希望對(duì)您有幫助。會(huì)博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)可對(duì)企業(yè)各個(gè)維度的檔案進(jìn)行智能化管理，輔助推進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)檔案管理制度的施行。
比如在會(huì)博通系統(tǒng)當(dāng)中，我們提供了細(xì)?；臋?quán)限管理功能，保障檔案安全每一個(gè)分類(lèi)都可以單獨(dú)設(shè)置權(quán)限，授權(quán)對(duì)象是組織架構(gòu)中的組織或具體的用戶(hù)，首先是定義授權(quán)對(duì)象可訪(fǎng)問(wèn)內(nèi)容的密級(jí)，以及可以進(jìn)行的操作行為。這種直接通過(guò)工具明確職權(quán)的方式，對(duì)于檔案工作的高效推進(jìn)卓有成效。
“工具被人使用，反過(guò)來(lái)也會(huì)塑造人”，希望通過(guò)本篇文章，您能夠制定出相對(duì)全面的檔案管理規(guī)范條例，也能夠借助企業(yè)檔案管理軟件讓檔案規(guī)范化管理的推進(jìn)更有成效！
01企業(yè)檔案管理規(guī)定總則
任何的規(guī)定或政策，都需要有總則，檔案管理規(guī)定自然也不例外。在企業(yè)檔案管理總則中需要明確指出，制定本規(guī)定的原因、對(duì)企業(yè)檔案的范圍作出界定、對(duì)需要遵守本規(guī)范的人員作出界定、對(duì)于檔案管理的原則作出解釋。
一般而言，制定本規(guī)定的原因，可從維護(hù)公司合法利益的角度展開(kāi)；公司檔案指的是過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有辦存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄；公司及各部門(mén)、員工均有保護(hù)檔案的義務(wù)；檔案工作一般實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，網(wǎng)絡(luò)化的管理機(jī)制。
02明確檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
這部分可圍繞檔案工作的原則、結(jié)合公司實(shí)際情況分點(diǎn)展開(kāi)。比如：①檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負(fù)責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門(mén)、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作；②公司各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員）；③辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
03明確檔案的管理方式
在檔案管理中，比較通用的方法是以問(wèn)題特征為主，立小卷，一事一卷。檔案管理的過(guò)程分為：收集、整理、分類(lèi)、立卷4個(gè)過(guò)程。其中較為復(fù)雜的是立卷，立卷要區(qū)分不同的保管期限，分別是永久、長(zhǎng)期、短期。需要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確定。
此外，我們還需要對(duì)檔案管理的各個(gè)過(guò)程與公司各部門(mén)的檔案管理職責(zé)相匹配起來(lái)。
首先，在檔案移交上，屬于公司保管的檔案與屬于部門(mén)保管的檔案是不同的。對(duì)于屬于公司保管的檔案，需要要求公司及各下屬子公司的各部門(mén)的資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個(gè)月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有；對(duì)于屬于部門(mén)保管的檔案，可以這樣規(guī)定：在每季頭一個(gè)月十日前匯編成冊(cè)上報(bào)辦公室，各分級(jí)保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。
其次，我們還需要對(duì)檔案的監(jiān)督、銷(xiāo)毀、公司檔案的分類(lèi)及編號(hào)、借閱、分級(jí)查閱等進(jìn)行規(guī)定。比如在借閱方面，您可以這樣規(guī)定：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線(xiàn)等，更不能隨意亂放，以免遺失。
04明確檔案?jìng)浞葜贫?/strong>
在企業(yè)當(dāng)中，一般會(huì)要求公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須數(shù)字化備份。備份盤(pán)與源盤(pán)應(yīng)分開(kāi)存放，公司的備份盤(pán)應(yīng)在公司外保存等
05明確處罰條例
對(duì)于惡意損壞、泄露檔案的行為應(yīng)該予以處罰、若構(gòu)成犯罪應(yīng)依法追究形式責(zé)任。這些行為一般包括了以下5種：①毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀企業(yè)檔案；②擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案；③涂改、偽造檔案；④未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者；⑤未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者
以上就是制定公司檔案管理規(guī)定的幾個(gè)重要維度，希望對(duì)您有幫助。會(huì)博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)可對(duì)企業(yè)各個(gè)維度的檔案進(jìn)行智能化管理，輔助推進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)檔案管理制度的施行。
比如在會(huì)博通系統(tǒng)當(dāng)中，我們提供了細(xì)?；臋?quán)限管理功能，保障檔案安全每一個(gè)分類(lèi)都可以單獨(dú)設(shè)置權(quán)限，授權(quán)對(duì)象是組織架構(gòu)中的組織或具體的用戶(hù)，首先是定義授權(quán)對(duì)象可訪(fǎng)問(wèn)內(nèi)容的密級(jí)，以及可以進(jìn)行的操作行為。這種直接通過(guò)工具明確職權(quán)的方式，對(duì)于檔案工作的高效推進(jìn)卓有成效。
“工具被人使用，反過(guò)來(lái)也會(huì)塑造人”，希望通過(guò)本篇文章，您能夠制定出相對(duì)全面的檔案管理規(guī)范條例，也能夠借助企業(yè)檔案管理軟件讓檔案規(guī)范化管理的推進(jìn)更有成效！
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