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企業(yè)【電子文檔管理系統(tǒng)】怎么選？牢記2大要點避免踩坑！

2022/8/25 0:00:00 來源：公司資訊作者：小博瀏覽量： 756

市面上充斥著各種各樣的企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)，作為公司文檔管理負責人，究竟要怎么選擇適配公司，并且能夠長期使用的一套系統(tǒng)？今天，筆者從要滿足的選擇標準、功能兩方面為大家進行詳細介紹。

電子文檔管理系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)

01企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)的3個選擇標準

對于很多中小團隊來說，暫時還沒有形成完整系統(tǒng)的內部知識管理體系，文檔管理系統(tǒng)只需要滿足基本需要就可以，不需要太多花里胡哨的功能。選擇標準主要有：

1.必須便捷易用：軟件是為人服務的，從使用角度來看，文檔管理系統(tǒng)應該便捷易用，才能夠與企業(yè)業(yè)務有一個更好的結合。

2.助力團隊成長：助力團隊創(chuàng)作和共享，是團隊協(xié)作中的一切內容。公司制度、項目方案、產(chǎn)品資料、經(jīng)驗手冊、培訓考評、會議紀要、日報周報等都需要積淀下來，以供后續(xù)業(yè)務資料梳理與學習。

3.滿足多端使用：今天的工作場景相較于以往而言，更靈活、更復雜。為滿足時時刻刻高效辦公需求，包括文檔管理系統(tǒng)在內的一切系統(tǒng)，最好能夠滿足，可在多個平臺上應用的需求。這些平臺包括web端、手機端（包括安卓和ios）、微信手程序等。

電子文檔管理系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)

【會博通同時支持web端、手機端（包括安卓和ios）、微信手程序以及釘釘、企業(yè)微信等多端口、多平臺登入】

02企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)的基本功能有哪些？

企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)是幫助文檔收集、存儲、搜索、利用的系統(tǒng)。在一個企業(yè)當中，每天都會產(chǎn)生大量的文件數(shù)量。這些文件經(jīng)過篩選、積累、沉淀下來，就會成為推動組織成長的利器它們是內容管理系統(tǒng)的一部分，通常來說，企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)包括以下功能:

文檔收集：文件管理系統(tǒng)要使用紙質文件，必須對其進行掃描。對于需要執(zhí)行此過程并且擁有大量紙面文檔的企業(yè)來說，這可能既耗時又昂貴。

使用元數(shù)據(jù)分類：元數(shù)據(jù)（關于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)）用于識別文件，以便以后檢索。它可以包括關鍵字、日期、作者等。用戶經(jīng)常被要求輸入此元數(shù)據(jù)，或者系統(tǒng)可能會從文檔中提取它。光學字符識別可用于識別掃描圖像上的文本。

文檔檢索：文件管理系統(tǒng)的搜索功能是其最重要的要素之一。搜索功能可以或多或少復雜，允許按文檔元數(shù)據(jù)的元素進行搜索，也可以通過搜索實際文檔中的關鍵字/短語并使用語義分析來確定相關性。

電子文檔管理系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)

（會博通文檔搜索功能）

文檔版本控制：不同版本文件的存儲和管理適用于需要頻繁更新的文件。允許授權用戶返回到早期版本。

文檔的管理和安全：任何信息技術系統(tǒng)都需要監(jiān)管，企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)也不例外。企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)不僅需要具備一系列的安全保障，還需要滿足自動化、智能化的管理需求。

03會博通文檔管理系統(tǒng)

與傳統(tǒng)的文檔管理系統(tǒng)相比，企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)降低了成本，提高了檢索效率和速度，擁有更周密的安全措施，是現(xiàn)代化企業(yè)管理必備的工具。如今，市面上有成百上千的系統(tǒng)，每一款系統(tǒng)都有自己的有點和缺點。選擇一款適用的文檔管理系統(tǒng)，需要您結合成本、功能、易用性、培訓、產(chǎn)品迭代性來進行綜合考量。

會博通是一款靈活易用的文檔管理系統(tǒng)，既可以進行本地部署，又可以租用的方式，SaaS化軟件性質，高性價比地使用文檔管理的功能應用。

在功能上，會博通文檔管理系統(tǒng)集文檔收集、存儲、搜索、利用等全生命周期于一體，能夠全方位地滿足您的應用需求；在使用體驗上，會博通在滿足文檔管理規(guī)范的基礎上，將部分操作自主權交給客戶，使用上更為靈活；在產(chǎn)品服務上，會博通為客戶提供了免費的培訓服務，拿到軟件即可輕松上手。

會博通企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)，是會博通科技有限公司的經(jīng)典產(chǎn)品，與市場磨合已超三十年，獲得了日立電梯、珠江鋼琴、佛山人大等諸多企事業(yè)單位的一致好評。未來，會博通將不斷打磨產(chǎn)品應用，持續(xù)讓文檔為組織創(chuàng)造價值！