【案例】知行良知與會(huì)博通攜手，實(shí)現(xiàn)文件檔案知識(shí)一體化管理
2023/1/12 0:00:00 來(lái)源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 984
企業(yè)內(nèi)部的檔案能有多少？人事部門(mén)有人事檔案，行政部門(mén)有行政檔案、研發(fā)部門(mén)有研發(fā)檔案……統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好各種檔案，需要進(jìn)行文件檔案知識(shí)一體化管理。知行良知實(shí)業(yè)股份有限公司在面對(duì)海量?jī)?nèi)部檔案管理難題時(shí)，使用會(huì)博通，科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)地對(duì)內(nèi)部文件、檔案、知識(shí)等各種資料，進(jìn)行數(shù)字化管理。
01客戶(hù)簡(jiǎn)介
“知行良知實(shí)業(yè)股份有限公司”，簡(jiǎn)稱(chēng)知行股份，是我國(guó)西南地區(qū)一家知名的新三板上市公司，其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)是：做最專(zhuān)業(yè)的瀝青路面營(yíng)造商。
知行股份致力于為客戶(hù)提供各類(lèi)“高端、智能”的路面系統(tǒng)解決方案，立志于做全國(guó)路面行業(yè)發(fā)展的引領(lǐng)者。知行股份的創(chuàng)始人劉永偉先生，軍人出身，任職過(guò)國(guó)企高管，為人低調(diào)、謙和，卻又堅(jiān)韌果斷，屬于實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的專(zhuān)家型企業(yè)家。
知行股份從創(chuàng)始人、高管、各部門(mén)主管到全體員工，在重視路面技術(shù)創(chuàng)新的同時(shí)，也非常重視信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用，較早引入了致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)和印章管理等系統(tǒng)。最近，又與紹林科技合作，引入會(huì)博通知識(shí)管理系統(tǒng)軟件，并定制與相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)了文件、檔案、知識(shí)的一體化管理，消除了信息孤島，使企業(yè)的信息化更上一層樓。
02客戶(hù)痛點(diǎn)
1）已有系統(tǒng)眾多，需要充分考慮到不同平臺(tái)之間的運(yùn)營(yíng)成本，需要簡(jiǎn)化經(jīng)營(yíng)；
2）檔案比較分散，不利于管理，需要統(tǒng)籌接收各個(gè)平臺(tái)檔案；
3）檔案類(lèi)型比較雜，需要進(jìn)行檔案的合理分類(lèi)；
4）檔案載體比較多，為方便管理，既要考慮到電子檔案管理，也要考慮到實(shí)體檔案管理；
5）考慮到檔案的安全性，需要滿(mǎn)足檔案安全利用需求；
6）公司內(nèi)部有較多的協(xié)作需求，需要滿(mǎn)足流程化協(xié)作的功能；
7）公司檔案有下載和分享的需要，在此基礎(chǔ)上需要手動(dòng)添加水印，比較麻煩；
8）此前檔案檢索都是靠人工，匹配系統(tǒng)后，要求能進(jìn)行秒級(jí)檢索，以便檔案快速利用。
02會(huì)博通文件檔案知識(shí)一體化管理系統(tǒng)：科學(xué)管控企業(yè)所有材料
1）定制開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)致遠(yuǎn)OA到會(huì)博通系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄與用戶(hù)同步：知行股份委托紹林科技，專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)了與致遠(yuǎn)OA的接口，用戶(hù)登錄致遠(yuǎn)OA，即可點(diǎn)擊相應(yīng)按鈕，單點(diǎn)登錄到會(huì)博通系統(tǒng)，避免了重復(fù)輸入賬號(hào)密碼的麻煩。紹林科技專(zhuān)門(mén)為知行股份開(kāi)發(fā)了用戶(hù)同步功能，致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)中現(xiàn)有的組織架構(gòu)與用戶(hù)，可以自動(dòng)同步到會(huì)博通系統(tǒng)中，并且可跟隨致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)中用戶(hù)的增加刪改自動(dòng)進(jìn)行同步更新，保證了企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)與系統(tǒng)用戶(hù)結(jié)構(gòu)的一致性，也避免了用戶(hù)信息的重復(fù)創(chuàng)建，大大提高了工作效率，節(jié)省了管理成本。
2）定制開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)歸檔文件的跨系統(tǒng)自動(dòng)接收：紹林科技為知行股份定制開(kāi)發(fā)了專(zhuān)門(mén)的服務(wù)程序，能定時(shí)從致遠(yuǎn)OA、章管家、印章衛(wèi)士三套系統(tǒng)中，按照預(yù)先設(shè)定的規(guī)則定期抓取已定稿的文件數(shù)據(jù)。包括元數(shù)據(jù)(檔案著錄項(xiàng))和文件內(nèi)容，自動(dòng)轉(zhuǎn)存到會(huì)博通系統(tǒng)中。從而實(shí)現(xiàn)了會(huì)博通系統(tǒng)與致遠(yuǎn)OA、章管家、印章衛(wèi)士的無(wú)縫銜接，實(shí)現(xiàn)了跨系統(tǒng)的文件自動(dòng)接收，也使知行股份的檔案管理工作接續(xù)到了文件形成時(shí)，大大提高了檔案管理的及時(shí)性和工作效率。
3）會(huì)博通強(qiáng)大的自定義能力，實(shí)現(xiàn)綜合檔案的集中統(tǒng)一管理：知行股份將檔案分為十大類(lèi)，即：一、行政管理檔案；二、黨群工作檔案；三、人力資源檔案；四、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案；五、工程項(xiàng)目檔案；六、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售檔案；七、固定資產(chǎn)檔案；八、企業(yè)資質(zhì)檔案；九、科技研發(fā)檔案；十、信息化系統(tǒng)檔案。利用會(huì)博通的分類(lèi)自定義功能，可以輕松地定義完成各類(lèi)檔案的分類(lèi)架構(gòu)，并且可以根據(jù)各類(lèi)檔案的特點(diǎn)，自定義檔案的著錄項(xiàng)目（元數(shù)據(jù)），從而實(shí)現(xiàn)綜合檔案的集中統(tǒng)一管理。
4）實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案與數(shù)字化電子檔案的集成統(tǒng)一管理：會(huì)博通系統(tǒng)的檔案管理特性，對(duì)于同一份檔案，既可以存儲(chǔ)其數(shù)字化電子文檔，也可以記錄實(shí)體檔案的存放位置。用戶(hù)依權(quán)限查找到相應(yīng)的檔案時(shí)，可以在線(xiàn)閱讀電子文檔，也可以了解實(shí)體檔案的存放位置和狀態(tài)，以便提交借閱、借用申請(qǐng)。
5）與組織職能及職責(zé)相適應(yīng)的權(quán)限管理，既符合檔案保密規(guī)定，又滿(mǎn)足工作所需：會(huì)博通系統(tǒng)提供了與組織的職能和崗位職責(zé)相適應(yīng)的多維度權(quán)限管理能力。會(huì)博通的授權(quán)對(duì)象可以是模塊和管理對(duì)象。因?yàn)楣芾韺?duì)象是一個(gè)帶層級(jí)的知識(shí)框架，即分類(lèi)框架，所以權(quán)限又具有依知識(shí)框架的層級(jí)向下進(jìn)行繼承的特性。
6）會(huì)博通內(nèi)嵌流程引擎，全面實(shí)現(xiàn)文檔管理與利用的流程化、無(wú)紙化：會(huì)博通內(nèi)嵌的流程管理功能，通過(guò)自己獨(dú)有的一種郵件——“流程郵件”來(lái)進(jìn)行工作流程的運(yùn)作和管理。用戶(hù)可根據(jù)自己的工作需要，直接套用預(yù)先設(shè)計(jì)好的流程模板來(lái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程，也可根據(jù)自己的需要來(lái)任意設(shè)計(jì)與調(diào)整流程。流程中還可以包含子流程，表單功能完全符合中國(guó)組織機(jī)構(gòu)的習(xí)慣與特點(diǎn)。
7）可選擇的安全機(jī)制和獨(dú)具特色的防擴(kuò)散水印，避免檔案利用過(guò)程中的擴(kuò)散風(fēng)險(xiǎn)：會(huì)博通采用了全面而又靈活的安全策略，SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書(shū)、電子印章、USBKey加密鎖、強(qiáng)密碼登錄控制等，都可以方便地應(yīng)用于會(huì)博通系統(tǒng)，用戶(hù)可根據(jù)需求打造適合于自己需要的安全管理體系。會(huì)博通提供了類(lèi)似于黑匣子的痕跡管理以及用戶(hù)操作與應(yīng)用的全面監(jiān)控功能。
8）會(huì)博通知識(shí)搜索引擎，依權(quán)限快速獲取知識(shí)并返回最佳匹配段落：會(huì)博通為知行股份提供了一個(gè)功能更完備的知識(shí)內(nèi)容搜索工具——知識(shí)搜索平臺(tái)，也稱(chēng)“工作搜索”。其含義是根據(jù)操作者的職能權(quán)限和工作需要來(lái)實(shí)現(xiàn)搜索。并且，對(duì)于搜索出的文件檔案知識(shí)，操作者還具備與職能權(quán)限相匹配的管理功能。
01客戶(hù)簡(jiǎn)介
“知行良知實(shí)業(yè)股份有限公司”，簡(jiǎn)稱(chēng)知行股份，是我國(guó)西南地區(qū)一家知名的新三板上市公司，其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)是：做最專(zhuān)業(yè)的瀝青路面營(yíng)造商。
知行股份致力于為客戶(hù)提供各類(lèi)“高端、智能”的路面系統(tǒng)解決方案，立志于做全國(guó)路面行業(yè)發(fā)展的引領(lǐng)者。知行股份的創(chuàng)始人劉永偉先生，軍人出身，任職過(guò)國(guó)企高管，為人低調(diào)、謙和，卻又堅(jiān)韌果斷，屬于實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的專(zhuān)家型企業(yè)家。
知行股份從創(chuàng)始人、高管、各部門(mén)主管到全體員工，在重視路面技術(shù)創(chuàng)新的同時(shí)，也非常重視信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用，較早引入了致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)和印章管理等系統(tǒng)。最近，又與紹林科技合作，引入會(huì)博通知識(shí)管理系統(tǒng)軟件，并定制與相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)了文件、檔案、知識(shí)的一體化管理，消除了信息孤島，使企業(yè)的信息化更上一層樓。
02客戶(hù)痛點(diǎn)
1）已有系統(tǒng)眾多，需要充分考慮到不同平臺(tái)之間的運(yùn)營(yíng)成本，需要簡(jiǎn)化經(jīng)營(yíng)；
2）檔案比較分散，不利于管理，需要統(tǒng)籌接收各個(gè)平臺(tái)檔案；
3）檔案類(lèi)型比較雜，需要進(jìn)行檔案的合理分類(lèi)；
4）檔案載體比較多，為方便管理，既要考慮到電子檔案管理，也要考慮到實(shí)體檔案管理；
5）考慮到檔案的安全性，需要滿(mǎn)足檔案安全利用需求；
6）公司內(nèi)部有較多的協(xié)作需求，需要滿(mǎn)足流程化協(xié)作的功能；
7）公司檔案有下載和分享的需要，在此基礎(chǔ)上需要手動(dòng)添加水印，比較麻煩；
8）此前檔案檢索都是靠人工，匹配系統(tǒng)后，要求能進(jìn)行秒級(jí)檢索，以便檔案快速利用。
02會(huì)博通文件檔案知識(shí)一體化管理系統(tǒng)：科學(xué)管控企業(yè)所有材料
1）定制開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)致遠(yuǎn)OA到會(huì)博通系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄與用戶(hù)同步：知行股份委托紹林科技，專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)了與致遠(yuǎn)OA的接口，用戶(hù)登錄致遠(yuǎn)OA，即可點(diǎn)擊相應(yīng)按鈕，單點(diǎn)登錄到會(huì)博通系統(tǒng)，避免了重復(fù)輸入賬號(hào)密碼的麻煩。紹林科技專(zhuān)門(mén)為知行股份開(kāi)發(fā)了用戶(hù)同步功能，致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)中現(xiàn)有的組織架構(gòu)與用戶(hù)，可以自動(dòng)同步到會(huì)博通系統(tǒng)中，并且可跟隨致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)中用戶(hù)的增加刪改自動(dòng)進(jìn)行同步更新，保證了企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)與系統(tǒng)用戶(hù)結(jié)構(gòu)的一致性，也避免了用戶(hù)信息的重復(fù)創(chuàng)建，大大提高了工作效率，節(jié)省了管理成本。
2）定制開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)歸檔文件的跨系統(tǒng)自動(dòng)接收：紹林科技為知行股份定制開(kāi)發(fā)了專(zhuān)門(mén)的服務(wù)程序，能定時(shí)從致遠(yuǎn)OA、章管家、印章衛(wèi)士三套系統(tǒng)中，按照預(yù)先設(shè)定的規(guī)則定期抓取已定稿的文件數(shù)據(jù)。包括元數(shù)據(jù)(檔案著錄項(xiàng))和文件內(nèi)容，自動(dòng)轉(zhuǎn)存到會(huì)博通系統(tǒng)中。從而實(shí)現(xiàn)了會(huì)博通系統(tǒng)與致遠(yuǎn)OA、章管家、印章衛(wèi)士的無(wú)縫銜接，實(shí)現(xiàn)了跨系統(tǒng)的文件自動(dòng)接收，也使知行股份的檔案管理工作接續(xù)到了文件形成時(shí)，大大提高了檔案管理的及時(shí)性和工作效率。
3）會(huì)博通強(qiáng)大的自定義能力，實(shí)現(xiàn)綜合檔案的集中統(tǒng)一管理：知行股份將檔案分為十大類(lèi)，即：一、行政管理檔案；二、黨群工作檔案；三、人力資源檔案；四、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案；五、工程項(xiàng)目檔案；六、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售檔案；七、固定資產(chǎn)檔案；八、企業(yè)資質(zhì)檔案；九、科技研發(fā)檔案；十、信息化系統(tǒng)檔案。利用會(huì)博通的分類(lèi)自定義功能，可以輕松地定義完成各類(lèi)檔案的分類(lèi)架構(gòu)，并且可以根據(jù)各類(lèi)檔案的特點(diǎn)，自定義檔案的著錄項(xiàng)目（元數(shù)據(jù)），從而實(shí)現(xiàn)綜合檔案的集中統(tǒng)一管理。
4）實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案與數(shù)字化電子檔案的集成統(tǒng)一管理：會(huì)博通系統(tǒng)的檔案管理特性，對(duì)于同一份檔案，既可以存儲(chǔ)其數(shù)字化電子文檔，也可以記錄實(shí)體檔案的存放位置。用戶(hù)依權(quán)限查找到相應(yīng)的檔案時(shí)，可以在線(xiàn)閱讀電子文檔，也可以了解實(shí)體檔案的存放位置和狀態(tài)，以便提交借閱、借用申請(qǐng)。
5）與組織職能及職責(zé)相適應(yīng)的權(quán)限管理，既符合檔案保密規(guī)定，又滿(mǎn)足工作所需：會(huì)博通系統(tǒng)提供了與組織的職能和崗位職責(zé)相適應(yīng)的多維度權(quán)限管理能力。會(huì)博通的授權(quán)對(duì)象可以是模塊和管理對(duì)象。因?yàn)楣芾韺?duì)象是一個(gè)帶層級(jí)的知識(shí)框架，即分類(lèi)框架，所以權(quán)限又具有依知識(shí)框架的層級(jí)向下進(jìn)行繼承的特性。
6）會(huì)博通內(nèi)嵌流程引擎，全面實(shí)現(xiàn)文檔管理與利用的流程化、無(wú)紙化：會(huì)博通內(nèi)嵌的流程管理功能，通過(guò)自己獨(dú)有的一種郵件——“流程郵件”來(lái)進(jìn)行工作流程的運(yùn)作和管理。用戶(hù)可根據(jù)自己的工作需要，直接套用預(yù)先設(shè)計(jì)好的流程模板來(lái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程，也可根據(jù)自己的需要來(lái)任意設(shè)計(jì)與調(diào)整流程。流程中還可以包含子流程，表單功能完全符合中國(guó)組織機(jī)構(gòu)的習(xí)慣與特點(diǎn)。
7）可選擇的安全機(jī)制和獨(dú)具特色的防擴(kuò)散水印，避免檔案利用過(guò)程中的擴(kuò)散風(fēng)險(xiǎn)：會(huì)博通采用了全面而又靈活的安全策略，SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書(shū)、電子印章、USBKey加密鎖、強(qiáng)密碼登錄控制等，都可以方便地應(yīng)用于會(huì)博通系統(tǒng)，用戶(hù)可根據(jù)需求打造適合于自己需要的安全管理體系。會(huì)博通提供了類(lèi)似于黑匣子的痕跡管理以及用戶(hù)操作與應(yīng)用的全面監(jiān)控功能。
8）會(huì)博通知識(shí)搜索引擎，依權(quán)限快速獲取知識(shí)并返回最佳匹配段落：會(huì)博通為知行股份提供了一個(gè)功能更完備的知識(shí)內(nèi)容搜索工具——知識(shí)搜索平臺(tái)，也稱(chēng)“工作搜索”。其含義是根據(jù)操作者的職能權(quán)限和工作需要來(lái)實(shí)現(xiàn)搜索。并且，對(duì)于搜索出的文件檔案知識(shí)，操作者還具備與職能權(quán)限相匹配的管理功能。
“知行合一，通達(dá)天下”，知行良知致力于發(fā)展成為行業(yè)集綠色化、信息化、集中化、智能化的一體式服務(wù)供應(yīng)商。在穩(wěn)步前行的未來(lái)，會(huì)博通將在檔案管理領(lǐng)域與知行良知持續(xù)攜手，推動(dòng)交通基礎(chǔ)設(shè)施領(lǐng)域和城市建設(shè)領(lǐng)域向更大的價(jià)值空間邁進(jìn)。
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